Facturen

Paytium Pro kan facturen aanmaken voor betalingen (en ook herhaalbetalingen als je gebruik maakt van Recurring Payments).

De instellingen voor Facturen vind je onder Paytium > Instellingen > Facturen. Daarna kun je (meerdere) facturen downloaden via Paytium > Betalingen en knop “Facturen”. Je kunt individuele facturen downloaden als je een individuele betaling opent en klikt op de knop “Download factuur”.

Voordat je facturen in gebruik gaat nemen adviseren wij je om de template aan te passen in de instellingen, zie in dit hoofdstuk “Factuur template aanpassen”. Ook adviseren wij je om van te voren te kiezen hoe je met BTW wilt omgaan, zie in dit hoofdtuk “BTW tarieven tonen op facturen“.

Factuur template aanpassen

De template (sjabloon) die gebruikt wordt voor facturen kun je aanpassen in de WordPress admin bij Paytium > Instellingen > Facturen. Plaats eerst een test betaling via je Paytium formulier. Dan toont Paytium onder de factuur template namelijk een lijst met voorbeeld tags die je in de factuur kunt gebruiken. In de factuur template kun je dan de voorbeeld teksten, zoals “Naam klant” , vervangen met de tag van de informatie die je wilt tonen, bijvoorbeeld {pt-field-text-1}. Deze tag wordt tijdens het genereren van de factuur automatisch vervangen met de correcte informatie van de betaling.

Code: do_shortcode() voor het ophalen van extra aanvullende externe informatie van gebruikersgegevens.

Vanaf versie 4.3.3 is het mogelijk voor users om shortcodes in te voegen aan je factuur template -> Voeg ​​do_shortcode() toe voor shortcode-verwerking aan je factuursjabloon om extra aanvullende externe informatie van gebruikersgegevens op te halen op het factuur template.

Zorgvuldig omgaan met tags en formulier informatie

Tags kunnen gebruikt worden voor het tonen van informatie uit Paytium formulier-velden in emails (Paytium > Emails) en facturen (Paytium > Instellingen > Facturen). Een tag ziet er bijvoorbeeld zo uit: {pt-field-text-1}. Tags worden nu dynamisch per formulier aangemaakt, dat betekent het volgende.

• Als je de volgorde van velden aanpast in je formulier, is de tag misschien aangepast en zal die tag niet meer de gewenste informatie in een email of factuur tonen. Als je velden verwijdert of toevoegt, of de volgorde van velden aanpast, moet je dus je emails en factuur template nakijken en wellicht ook aanpassen.
• Als je meerdere formulieren hebt, dan kan een tag in een email of factuur voor een bepaald formulier geen of andere informatie tonen als de email of factuur gebruikt wordt voor een ander formulier.

De oplossing voor emails, is om specifieke emails per formulier te gebruiken. De oplossing voor facturen, is om in ieder formulier de NAW gegevens die je nodig hebt voor de facturen, bovenaan het formulier te zetten en om maar één formulier per pagina in WordPress te hebben.

Dit is niet echt logisch of gebruiksvriendelijk, en dat vinden wij heel jammer. Om dit op te lossen zijn wij bezig met een form builder. Dit is grafische formulier bouwer voor Paytium, zodat je straks formulieren kan bouwen zonder shortcodes. Dan zijn dit soort foutjes en problemen verleden tijd!

BTW tarieven tonen op facturen

Als je BTW tarieven wilt tonen op facturen dan kun je dat voor elkaar krijgen door in je formulieren een BTW percentage toe te voegen bij de bedragen. Zie daarvoor de handleiding “Flexibele bedragen“. Als je een btw tarief instelt, zal Paytium automatisch dat tarief uitrekenen en op de facturen tonen.

Als je dat niet instelt, zul je ook geen BTW tarieven zien. Het is dus handig om van te voren te besluiten of je wel of geen BTW tarieven wilt tonen op de facturen (in veel gevallen is dit verplicht). Daarnaast adviseren wij je om, als je ervoor kiest bij een formulier BTW tarieven te tonen, dat dan bij alle formulieren in die website te doen. Dat maakt je leven op langer termijn eenvoudiger.

Facturen naar klanten sturen

Stel eerst een email in bij Paytium > Emails die automatisch verstuurd wordt aan de klant (vink “Stuur naar klanten” aan) nadat de bestelling betaald is (kies de status dat is belangrijk, vink bij Email momenten “Betaald” aan).

Als naam/onderwerp van die gebruik je bijvoorbeeld: Uw factuur voor [website naam] of iets dergelijks.

In die email kan je een tekst naar keuze plaatsen, en daarbij vooral de link naar de factuur:
{invoice-link}

Die wordt dan automatisch vertaalt naar een link naar jou website. Als de klant die link bezoekt ziet hij een factuur zoals onderstaande screenshot. Die kan dan afgedrukt worden naar een printer of PDF (met de ingebouwde PDF printer van macOS en Windows.

Facturen exporteren

Meerdere facturen tegelijk downloaden kan via Paytium > Betalingen en knop “Facturen”. Op de nieuwe pagina is het belangrijk om een valide start en eind datum in te voeren, anders worden er geen facturen gevonden.

Selectie maken na export om gegevens te vinden na export:

Geëxporteerde facturen kunnen nu vanaf versie 4.1.3, ook gesorteerd worden op factuur nummer, naam en omschrijving, het wordt zo gemakkelijker om gegevens te vinden na het exporteren. Op basis van de geëxporteerde facturen kan er een selectie gemaakt worden op basis van faktuur naam & nummer en omschrijving: invoice-<id> <description>
Selectie maken na export om gegevens te vinden na export:

Tip: gebruik factuur reeksen

Aan het maken van facturen zijn verschillende regels verbonden vanuit de overheid. Paytium houdt hier sowieso rekening mee. Een regel is dat factuur nummer oplopend moeten zijn en niet onderbroken mogen worden (dus factuur 7 mag niet missen als je werkt met factuur 1 t/m 10). Maar wat als je naast de facturen uit Paytium ook een factuur moet sturen voor andere diensten die je hebt geleverd, en die niet via een Paytium formulier zijn afgenomen?

Gebruik dan verschillende factuur reeksen. Dit is een heel handige, maar vaak onbekende oplossing. Het is simpel, iedere factuur reeks moet oplopend genummerd zijn, maar per bedrijf mogen er meerdere factuur reeksen zijn! Dit krijg je voor elkaar door per reeks een ander voor of navoegsel te gebruiken. Bijna alle facturatie pakketten kunnen hiermee omgaan.

Een voor of navoegsel kun je instellen per software pakket dat je gebruikt. In Paytium kun je dit ook instellen bij Paytium > Instellingen > Facturen, en dan stel je bijvoorbeeld in WEB- als voorvoegsel omdat de facturen van de website komen. In bijvoorbeeld MoneyBird, als je dat pakket gebruikt, stel je als voorvoegsel in FAC-. Facturen uit Paytium worden dan WEB-0001, WEB-0002 etc, en uit MoneyBird FAC-0001, FAC-0002 etc.

Factuurnummering herstarten

Het kan zijn dat je op een bepaald moment de factuurnummering wilt herstarten, bijvoorbeeld nadat je een aantal testen hebt uitgevoerd. Dat kan op dit moment alleen via de database. Je kunt daarvoor de database manager gebruiken die je gewent bent, bijvoorbeeld PHPMyAdmin.

Ga in de database naar de “options” tabel, en zoek daar naar een option met “option_name” van “paytium_last_invoice_id”. Als je die verwijdert of wijzigt naar 0, zal de volgende factuur weer bij 1 beginnen.

PDF facturen

Om meerdere HTML- facturen naar PDF te converteren gebruik https://html2pdf.com/nl/

Facturen worden niet als PDF opgeslagen in Paytium, maar als HTML bestand. Sinds 2010 verkopen wij ook een facturatie plugin (voor een ander systeem dan WordPress) en mede door die ervaring hebben wij ervoor gekozen (voorlopig) geen PDF’s aan te maken met Paytium.

Klanten ontvangen vanuit Paytium een (HTML) factuur en klikken daarop. Het bestand wordt automatisch in de browser geopend. Op dat moment kunnen klanten die pagina/factuur printen naar papier/printer of naar een PDF bestand. Maar ook het originele HTML bestand kan bewaard worden.

Sinds een paar jaar kan iedereen Printen naar PDF vanuit hun browser. Dit kon al langer op MacOS, in de browser Chrome en nu ook standaard in Windows. Als je meerdere HTML bestanden in een keer naar PDF wilt omzetten kan dat met verschillende diensten, waaronder ook HTML2PDF.

Achtergrond
Wij hebben gemerkt dat veel shared hosting servers problemen ondervinden met het genereren van PDF’s. Een PDF generen kan voor server time-outs zorgen. Ook het ontwerpen van een PDF is complex en raden wij af aan de meeste webontwikkelaars. Als laatste zijn de meeste PDF libraries (die de HTML naar PDF converteren) vrij zwaar, en maken die een website minimaal 2MB groter. Ook het installatie pakket van Paytium zou 2MB groter worden. Dat betekent dat niet alle gebruikers het meer zouden kunnen installeren, omdat hosters (helaas nog steeds) vaak 2MB als limiet hebben als maximale grote van bestanden die hun klanten zelf mogen uploaden.

FAQ : Hoe pas je de custom tags aan voor de factuur?

Simpel: Als je gaat naar Paytium > Instellingen > Factuur zie je onderaan een lijst met tags die je in de factuur template kan plaatsen.
De inhoud van {items_table} kun je wijzigen door het label in het formulier aan te passen of door in de factuur zelf de tekst toe te voegen.